för styrelse och andra ansvariga

Dokumentet är antaget av styrelsen i Långsands samfällighetsförening (LSF) 2025/2026.

Allmänt

Styrelsen ska se att förvaltningen av föreningens angelägenheter utförs.

Det är viktigt att föreningen/valberedningen försöker få en så allsidig sammansättning som möjligt av styrelsen för att kunna ta tillvara olika infallsvinklar. Varje enskild ledamot ska naturligtvis verka för hela samfälligheten.

Förvaltningsuppgifter

Föreningen förvaltar Långsand GA:1, som innefattar

• Stuga på Stakgårdsudden (Blåsut)
• Seglarbod med båtar
• Omklädningshytt, toaletter
• Badplats med bryggor och parkeringsplatser
• Hundbadet
• Boulebana
• Båthamn med bryggor
• Hamnstuga vid båthamnen
• Föreningshuset Nabben
• Lada vid Olsbäcken
• Gemensamt vägnät
• Gemensam skog
• Lekplatser, vid badet och Snarmovägen
• Boulebana
• Anslagstavla och informationstavla

Medlemmar och förteckning över dessa

Det finns 259 medlemmar/andelsägare i föreningen. Vissa fastigheter har fler än en ägare.

Styrelsens uppgifter

Styrelsen ansvarar för att

• Föreningen följer gällande stadgar, lagen om förvaltning av samfälligheter och andra lagar och förordningar
• Hålla medlemmarna löpande underrättade om föreningens verksamhet
• Delegera arbetsuppgifter och ansvar till enskild ledamot, till annan medlem i föreningen eller till leverantör
• Verksamhetsberättelse samt ekonomisk berättelse föreläggs årsstämman för granskning och beslut
• Skogsplanen samt underhållsplaner för fastigheter, vägar och båthamn finns
• Ta fram förslag på personer som ska ingå i valberedningen

Ordinarie ledamöter

Samtliga ledamöter har yttrande-, förslags- och beslutsrätt vid styrelsemöten.

Ordinarie styrelseledamöter är gemensamt ansvariga för beslut som fattas i styrelsen. Här krävs av enskild ledamot som vill slippa ansvar för fattat besluta att skriftlig reservation biläggs protokollet.

Styrelseledamot ansvarar för handläggning av de uppdrag och arbetsuppgifter hen ålagts samt återrapportering av dessa till styrelsen.

Suppleanter

Inträder vid ordinarie ledamots frånvaro på styrelsemöte och har då samma beslutanderätt och ansvar som ordinarie ledamot vid sådant tillfälle. Suppleanter kallas alltid till styrelsemöten men har vid icke tjänstgörande funktion endast förslags- och yttranderätt.

 

Konstituerande sammanträde

Årsstämman utser ordförande och styrelsemedlemmar. Styrelsen ska snarast efter årsstämman hålla ett konstituerande sammanträde och utse

-Kassör

-Sekreterare

-Särskilda firmatecknare som ges rätten att representera den juridiska personen LSF

 

Firmateckning kan när som helst återkallas av styrelsen.

 

På det konstituerande styrelsemötet eller på senare styrelsemöten utser styrelsen ansvariga för en rad områden såsom fastighet, väg, hamn, skog och webbsida/Facebook.

 

Ordförande

Ansvarar för att

• kallelse, dagordning och övriga handlingar finns tillgängliga i god tid inför styrelsemöten, normalt minst en vecka.
• leda styrelsemöten
• protokoll från styrelsemöten läggs ut på hemsidan efter respektive möte
• kallelse, dagordning, verksamhetsberättelse mm. till årsstämman (som ska hållas under perioden mars-juli) arbetas fram tillsammans med styrelsen och områdesansvariga och skickas ut till medlemmar minst tre veckor före stämman.
• ha kontakt med och ge yttrande till myndigheter i frågor som gäller föreningens angelägenheter, normalt utifrån styrelsebeslut
• ansöka om kommunalt vägbidrag från Älvkarleby kommun
• hålla webbsidan uppdaterad med formalia som rätt kontaktuppgifter till styrelsen och styrelseprotokoll

Kassör

Ansvarar för att

• betalning sker av föreningens leverantörsfakturor
• utbetalning sker av arvoden till styrelsens ledamöter samt till dem som har hand om Blåsut då det är öppet under sommaren
• det finns verifikationer för samtliga utbetalningar
• sammanställa verifikationer/bokföringsunderlag samt överlämnar av dessa till redovisningsbyrå månadsvis
• redovisningsbyrån utfärdar fakturor avseende medlemsavgiften och båtplatsavgift
• följa upp och kräva in betalning av fordringar. (Avgifter sköts av redovisningsbyrån.)
• sammanställa och följa upp föreningens ekonomiska ställning samt redovisa detta på styrelsemöten
• skatter och avgifter betalas i tid
• kontrolluppgifter lämnas till skattemyndigheten i tid
• i god tid överlämna nödvändiga handlingar inför årsbokslut till föreningens revisorer för granskning, två veckor före kallelse till årsstämma skickas ut. Se ”Revisorer” nedan.
• sammanställa bokslut och budget till verksamhetsberättelse och årsstämman

Redovisningsbyrå (rapporterar till Kassören)

Bokföring

• tar emot och bokför verifikationer från företrädesvis kassör
• upprättar bokslut

Fakturering

• årlig fakturering av medlemsavgifter för LSF, till samtliga medlemmar i registret
• årlig fakturering av båtplats eller rampavgift i båthamnen, separat utskick endast till de som har båtplats
• distribution av fakturorna i punkter ovan
• uppföljning/avprickning och påminnelser av fakturor i punkter ovan

Sekreterare

Ansvarar för att

• föra protokoll på styrelsemöten
• styrelseprotokoll blir justerade och godkända
• samtliga protokoll eller annan handling förvaras på adekvat sätt
• inlämning av handlingar exklusive de ekonomiska till Folkrörelsearkivet i Uppsala
• registrera ny styrelse årligen till Lantmäteriet/samfällighetsföreningsregistret

Registeransvarig

Ansvarar för att

• hålla adressregister för medlemmar uppdaterade för att möjliggöra fakturering och medlemsförteckningar
• stämma av medlemsregistret med Lantmäteriets fastighetsägarregister per 1:a januari varje år och tar fram debiteringslängd inför årsstämman. Den förteckningen är basen för förslaget till uttaxering som skall fastställas på varje årsstämma.
• skicka ut medlemsförteckning till anmälda medlemmar
• föreningens egendom mm är ordentligt försäkrad

Fastighetsansvarig

Ansvarar för att

• sammanställa underhållsbehovet för fastigheterna under kommande år
• ta fram förslag på hur underhållet ska utföras
• samordna insatserna för underhållet av fastigheterna enligt fastslagen plan
• schemaläggning/samordning av caféverksamheten i Blåsut
• toaletterna vid Blåsut underhålls och fungerar
• se till fastigheterna
• köpa in material för underhåll
• det klipps gräs och andra trädgårdsinsatser i fastigheternas närhet
• ha kontakt med Gästrike Återvinnare i sop- och slamtömningsfrågor
• slå på och av vatten i brunn utanför Blåsut
• slå på och av strömbrytare i seglarboden för ström till toaletterna vid Blåsut
• beställa slamtömning av utvändig slamtank vid Nabben
• att Kanotklubben får ström mot att de klipper området utanför Nabben
• att jaktlaget klipper runt ladan mot att de lånar utrymme i ladan.
• vara kontaktperson vid bokningar och betalningar för hyra av Nabben
• slå på och av värmepump vid uthyrning av Nabben

Vägansvarig

Ansvarar för att följande utförs

• Beställa snöröjning enligt policy på hemsidan
• Sammanställa vägars underhållsbehov
• Föreslå åtgärder för vägunderhåll
• Samordna underhållsinsatser enligt plan
• Köpa in material till underhåll
• Sätta upp/ta ned plogpinnar
• Ta upp sand på våren
• Grusning, saltning och skrapning
• Sköta slåtter, röjning och rensning av diken
• Hantera skyltar
• Handlägga tillstånd
• Sköta beställningar
• Montera utrustning
• Kontakta Tierps vägstation om Långsandsvägen
• Kontakta Älvkarleby kommun om belysning längs Långsandsvägen

Ansvarig för hamnplatslistan

Ansvarar för att

• sköta medlemsregister för båtplatsinnehavare.
• sköta nyckelutlämning, -inlämning och tillverkning.
• rapportera debiteringsunderlag till kassören.

 

Övriga båtplatsinnehavare/hamngrupp:

• Samordnar underhåll av bryggor och hamnstuga.
• Sköter hamnområdet och piren, inklusive gräsklippning.
• Underhåller prickar och sjömärken för inseglingsleden.
• Ansvarar för iläggning/upptagning av bryggor, prickar och sjömärken.

Skogsansvarig

Ansvarar för att

• en skogsplan finns och uppdateras så att certifiering av skogen upprätthålls
• vara kontaktperson mot företag om skogsplanen.
• upphandla avverkning, gallring och röjning enligt planen.
• rapportera skogsåtgärder till Billerud-Korsnäs AB för att upprätthålla certifieringen.
• vara kontaktperson i skogsfrågor för föreningens medlemmar enligt skogspolicyn på hemsidan.
• säkerställa säker trädfällning på samfällighetens mark

Facebook-ansvarig

• Administrera Facebookgruppen
• Övervaka innehållet på Facebooksidan

Hemside-ansvarig

• Hålla webbsidan levande så att vi presenterar Långsand på ett attraktivt sätt
• Vara administratör för e-postadresser @langsand.se

Områden där ansvarig utses löpande

• Planering och samordning av midsommarfirande, t.ex. Kafé, Midsommarstång, Lekar
• löpande underhåll av lekplats vid Snarmovägen och fotbollsplan vid Fagermovägen, inklusive gräsklippning och mindre reparationer
• Att seglarskolan hålls under 2 veckor varje sommar
• Håller i undervisningen i seglarskolan
• Administrerar anmälningar och betalning av avgifter till seglarskolan
• Underhåll av LSF:s segelbåtar inklusive iläggning och upptagning av dessa
• Att segelbåtarna finns tillgängliga under sommarens seglarkvällar
• Planering och samordning av städdagar inklusive inköp av material
• Uppsättning och nedtagning av julgran
• Samordning av arrangemang för sista april
• Upprätthålla en förteckning över alla nycklar till föreningens anläggningar samt kvittera in och ut nycklar för permanent bruk (omfattar Nabben, Blåsut, Olsbäcken, hamnstuga) och göra nya nycklar vid behov

Valberedning

Valberedningen ansvarar för att ta fram förslag till styrelse och revisorer i samfällighetsföreningen inför varje årsstämma. Förslaget ska gå ut till medlemmarna tillsammans med övriga handlingar och kallelse till årsstämman.

Valberedningen bör bestå av minst två personer varav en är sammankallande. Årsstämman utser, baserat på förslag från styrelsen, valberedningens medlemmar och vem av dem som är sammankallande.

Valberedningen ska lämna förslag på namn för följande roller, enligt stadgarna;

• Fem ordinarie styrelseledamöter för två år
• Styrelseordförande för ett år
• Två suppleanter för ett år
• Två revisorer för två år
• Två revisorssuppleanter för två år

Revisorer

Revisionen görs för att medlemmarna i föreningen ska få kontroll på hur den valda styrelsen skött sitt uppdrag.

Föreningens kassör ska i god tid inför revisionen överlämna följande handlingar till revisorerna:

• Bokslut för det aktuella verksamhetsåret
• Verksamhetsberättelsen
• Samtliga styrelseprotokoll för den tid revisionen omfattar (eller hänvisa till webbsida)
• Samtliga verifikationer och andra ekonomiska handlingar som behövs för revisionen

 

Revisorerna ansvarar för att överlämna revisionsberättelsen till styrelsen senast två veckor före ordinarie stämma.