Arbetsbeskrivning

Arbetsbeskrivningar för LSF:s styrelse

Dokumentet är antaget av styrelsen i Långsands samfällighetsförening (LSF) 2024-09-07.

Allmänt

Styrelsen ska se till att förvaltningen av föreningens angelägenheter utförs.

Föreningen/valberedningen försöker få en så allsidig sammansättning som möjligt av styrelsen för att kunna ta tillvara olika infallsvinklar. Varje enskild ledamot ska naturligtvis verka för hela samfälligheten.

Förvaltningsuppgifter

Föreningen förvaltar Långsand GA:1, som innefattar

  • Stuga på Stakgårdsudden (Blåsut)
  • Seglarbod med båtar
  • Omklädningshytt, toaletter
  • Hamnstuga vid båthamnen
  • Föreningshus (Nabben)
  • Lada vid Olsbäcken
  • Gemensamt vägnät
  • Gemensam skog
  • Båthamn
  • Badplats och parkeringsplatser

Medlemmar

Det finns 259 medlemmar/andelsägare i föreningen. Vissa fastigheter har fler än en ägare.

Styrelsens arbetsuppgifter

Styrelsen ansvarar för att:

  • föreningen följer gällande stadgar, lagen om förvaltning av samfälligheter och andra lagar och förordningar
  • hålla medlemmarna löpande underrättade om föreningens verksamhet
  • delegera arbetsuppgifter och ansvar till enskild ledamot, till annan medlem i föreningen eller till leverantör
  • verksamhetsberättelse samt ekonomisk berättelse föreläggs årsstämman för granskning och beslut
  • skogsplanen samt underhållsplaner för fastigheter, vägar och båthamn finns
  • det finns en aktuell ägarförteckning över de fastigheter som är delägare i samfälligheten
  • ta fram förslag på personer som ska ingå i valberedningen

Ordinarie ledamöter

Samtliga ledamöter har yttrande-, förslags- och beslutsrätt vid styrelsemöten. Ordinarie styrelseledamöter är gemensamt ansvariga för beslut som fattas i styrelsen. Här krävs av enskild ledamot som vill slippa ansvar för fattat beslut att skriftlig reservation antecknas i protokollet. Styrelseledamot ansvarar för handläggning av de uppdrag och arbetsuppgifter han/hon ålagts samt återrapportering av dessa till styrelsen.

Suppleanter

Inträder vid ordinarie ledamots frånvaro på styrelsemöte och har då samma beslutanderätt och ansvar som ordinarie ledamot vid sådant tillfälle. Suppleanter kallas alltid till styrelsemöten men har vid icke tjänstgörande funktion endast förslags- och yttranderätt.

Konstituerande sammanträde

Årsstämman utser ordförande och styrelsemedlemmar. Styrelsen ska snarast efter årsstämman hålla ett konstituerande sammanträde och utse

-Kassör 

-Sekreterare 

-Särskilda firmatecknare som ges rätten att representera den juridiska personen LSF

Firmateckning kan när som helst återkallas av styrelsen. 

På det konstituerande styrelsemötet eller på det första ordinarie styrelsemötet efter årsstämman behöver styrelsen utse ansvariga för en rad områden såsom fastighet, väg, hamn, skog och webbsida/Facebook.

Ordförande

Ansvarar för att:

  • kallelse, dagordning och övriga handlingar finns tillgängliga i god tid inför styrelsemöten, normalt minst en vecka
  • leda styrelsemöten
  • kallelse och dagordning till årsstämman (som ska hållas under perioden mars-juli) samt att innehållet till detta arbetas fram
  • styrelsen ges tid att gå igenom material i verksamhetsberättelse mm i samband med utskick av material inför årsstämman
  • ha kontakt med och yttrande till myndigheter i frågor som gäller föreningens angelägenheter
  • registrera ny styrelse årligen till Lantmäteriet/samfällighetsföreningsregistret

Sekreterare

Ansvarar för att:

  • föra protokoll på styrelsemöten
  • styrelseprotokoll blir justerade och godkända inom kort efter styrelsemöten
  • lägga ut justerade styrelseprotokoll på webbsidan efter respektive möte
  • samtliga protokoll eller annan handling förvaras på adekvat sätt
  • inlämning av handlingar exklusive de ekonomiska till Folkrörelsearkivet i Uppsala

Kassör

Ansvarar för att

  • betalning sker av föreningens leverantörsfakturor
  • utbetalning sker av arvoden till styrelsens ledamöter samt till dem som har hand om Blåsut 
  • det finns verifikationer för samtliga utbetalningar 
  • sammanställa verifikationer/bokföringsunderlag samt överlämnande av dessa till redovisningsbyrå månadsvis 
  • redovisningsbyrån utfärdar fakturor avseende medlemsavgiften och båtplatsavgift
  • ansöka om kommunalt vägbidrag från Älvkarleby kommun
  • följa upp och kräva in betalning av medlemsavgifter och andra fordringar
  • sammanställa och följa upp föreningens ekonomiska ställning samt redovisa detta på styrelsemöten 
  • skatter och avgifter betalas i tid
  • kontrolluppgifter lämnas till t.ex. skattemyndigheten i tid
  • föreningens egendom mm är ordentligt försäkrad 
  • i god tid överlämna nödvändiga handlingar till revisorer för granskning inför årsbokslut
  • sammanställa bokslut och budget till verksamhetsberättelse och årsstämman
  • hålla adressregister för medlemmar uppdaterade för att möjliggöra fakturering och medlemsförteckningar
  • ta fram debiteringslängd inför årsstämman. Den förteckningen, per 1:a januari varje år, är basen för förslaget till uttaxering som skall fastställas på varje årsstämma.
  • skicka ut medlemsförteckning till anmälda medlemmar

Redovisningsbyrå (rapporterar till Kassören)

ansvarar för

Bokföring

  • verifikationer skickas månadsvis av beställaren (företrädesvis kassör)
  • bokslut

Fakturering

  • årlig fakturering av medlemsavgifter för LSF, till samtliga medlemmar i registret
  • årlig fakturering av medlemsavgift för båtklubben, separat utskick endast till de medlemmar som har båtplats
  • distribution av fakturorna i punkter ovan
  • uppföljning/avprickning och påminnelser av medlemsavgifter

Vägansvarig

Har ett övergripande ansvar för tillsyn och underhållsinsatser av våra vägar avseende vinterväghållning samt sommarunderhåll av vägar och vägren. Ansvarar för att sammanställa underhållsbehovet för vägarna

  • Ta fram förslag på hur underhållet ska utföras
  • Samordna insatserna för underhållet av vägarna enligt fastslagen plan
  • Regelmässig tillsyn
  • Inköp av material för underhåll 
  • Plogpinnar uppsättning och nedtagning
  • Plogning och sandning: Snöjour” – att kalla ut plogbilen
  • Sandupptagning på våren
  • Grusning, saltning och skrapning
  • Slyröjning och dikesrensning/vägslåtter
  • Skyltar 
  • Handläggning/tillståndsansökningar
  • Beställning
  • Montering 
  • Kontakter med Tierps vägstation för insatser längs Långsandsvägen
  • Kontakter med Älvkarleby kommun för belysning längs Långsandsvägen

Fastighetsansvarig

Ansvarar för att

  • sammanställa underhållsbehovet för fastigheterna under kommande år
  • ta fram förslag på hur underhållet ska utföras
  • samordna insatserna för underhållet av fastigheterna enligt fastslagen plan
  • schemaläggning/samordning av caféverksamheten i Blåsut
  • toaletterna vid Blåsut underhålls och fungerar
  • Regelmässig tillsyn
  • Inköp av material för underhåll 
  • Gräsklippning och andra trädgårdsinsatser i fastigheternas närhet
  • Kontakter med Gästrike Återvinnare i sop- och slamtömningsfrågor
  • Påslagning och avslagning av vatten i brunn utanför Blåsut
  • Påslagning och avslagning av strömbrytare i seglarboden för ström till toaletterna vid Blåsut
  • Beställer slamtömning av utvändig slamtank vid Nabben
  • Ser till att Kanotklubben får ström mot att de klipper området utanför Nabben
  • Ser till att jaktlaget klipper runt ladan mot att de lånar utrymme i ladan.
  • Vara kontaktperson vid bokningar och betalningar för hyra av Nabben
  • Till- och frånslagning av värmepump vid uthyrning av Nabben

 

Hamnansvarig

Hamnplatslisteansvarig ansvarar för att

  • upprätthålla medlemsregister för båtplatsinnehavare och medlemmar med tillgång till ramp
  • hålla i nyckelutlämning, inlämning och tillverkning
  • rapportera underlag för debitering till kassör

Övriga båtplatsinnehavare/hamngrupp ansvarar för att

  • samordna insatserna för underhåll av bryggor och hamnstuga enligt plan
  • sköta hamnområdet och piren inklusive gräsklippning
  • underhålla prickar och sjömärken för inseglingsleden
  • iläggning och upptagning av bryggor, prickar och sjömärken sker

Skogsansvarig

  • Är styrelsens rådgivare i skötsel av föreningens skog
  • Är styrelsens kontaktperson med företag angående skogsplanen
  • Gör upphandling av avverkning och röjning utifrån gällande skogsplan
  • Är styrelsens kontaktperson för föreningens medlemmar i allmänna skogsvårdsfrågor enligt antagen skogspolicy
  • Har ansvar för att fälla träd på samfällighetens mark
  • Ansvarar för att rapportera till Billerud-Korsnäs AB om fällning av skog på föreningens mark så att vi kan upprätthålla vår certifiering av LSF-skogen

Webbsida/Facebook-ansvarig

Ansvarar för att

  • vara administratör för webbsida och e-postadresser
  • uppdatera formalia som rätt kontaktuppgifter till styrelsen
  • hålla webbsidan levande så att vi presenterar Långsand på ett attraktivt sätt

Facebook-ansvarig

Ansvarar för att administrera FB-gruppen och FB-sidans innehåll

Områden där ansvarig utses löpande

  • Planering och samordning av midsommarfirande, t.ex. Kafé, Midsommarstång, Lekar
  • Löpande underhåll av lekplats vid Snarmovägen och fotbollsplan vid Fagermovägen. Inklusive gräsklippning och mindre reparationer
  • Att seglarskolan hålls under 2 veckor varje sommar
  • Håller i undervisningen i seglarskolan
  • Administrerar anmälningar och betalning av avgifter till seglarskolan
  • Underhåll av LSF:s segelbåtar inklusive iläggning och upptagning av dessa
  • Att segelbåtarna finns tillgängliga under sommarens seglarkvällar 
  • planering och samordning av städdagar inklusive inköp av material
  • uppsättning och nedtagning av julgran
  • samordning av arrangemang för sista april
  • upprätthålla en förteckning över alla nycklar till föreningens anläggningar samt kvittera in och ut nycklar för permanent bruk (omfattar Nabben, Blåsut, Olsbäcken, hamnstuga) och göra nya nycklar vid behov

Valberedning

Valberedningen ansvarar för att ta fram förslag till styrelse och revisorer i samfällighetsföreningen inför varje årsstämma. Förslaget ska gå ut till medlemmarna tillsammans med övriga handlingar och kallelse till årsstämman.

Valberedningen bör bestå av minst två personer varav en är sammankallande. Årsstämman utser, baserat på förslag från styrelsen, valberedningens medlemmar och vem av dem som är sammankallande. 

Valberedningen ska lämna förslag på namn för följande roller; 

  • Fem ordinarie styrelseledamöter för två år 
  • Styrelseordförande för ett år 
  • Två suppleanter för ett år 
  • Två revisorer för två år 

• Två revisorssuppleanter för två år

Revisorer

Revisionen görs för att medlemmarna i föreningen ska få kontroll på hur den valda styrelsen skött sitt uppdrag.

Föreningens kassör ska i god tid inför revisionen överlämna följande handlingar till revisorerna:

  • Bokslut för det aktuella verksamhetsåret
  • Verksamhetsberättelsen
  • Samtliga styrelseprotokoll för den tid revisionen omfattar (eller hänvisa till webbsida)
  • Samtliga verifikationer och andra ekonomiska handlingar som behövs för revisionen 

Revisorerna ansvarar för att överlämna revisionsberättelsen till styrelsen senast två veckor före ordinarie stämma.